Firmy mają obowiązek archiwizacji dokumentów oraz zabezpieczania ich przed zniszczeniem i utratą. Jest to skomplikowane zadanie, biorąc pod uwagę ilość nagromadzonych danych, liczonych nawet w petabajtach. Powierzenie archiwizacji danych, niewykorzystywanych w bieżących operacjach, profesjonalnej firmie informatycznej to gwarancja powodzenia i utrzymania porządku. Na czym polega to zadanie? Mówiąc krótko, jest to sporządzanie kopii bezpieczeństwa danych lub programów w celu ich ochrony przed utratą. Służy do tego system backup, czyli zautomatyzowany proces sporządzania kopii zapasowych na inne nośniki. Komputerom przydarzają się awarie, więc może dojść do utraty danych. Usługa backupu dla firm to zabezpieczenie istniejącego systemu, czyli ustawień użytkownika, konfiguracji itp. Backup pozwala na przywrócenie systemu sprzed awarii.
Archiwizacja dokumentów to proces łatwiejszy niż odzyskiwanie utraconych danych. Równie ważny jest szybki dostęp do dowolnego dokumentu. Tylko wtedy archiwizacja ma sens. Istnieją specjalne programy komputerowe, dzięki którym można archiwizować, przetwarzać, zarządzać procesami i obiegiem dokumentów w firmie. Przechowywanie i zabezpieczanie danych przez firmy jest wymogiem prawnym. Archiwizacja danych pozwala na prawidłowe, zgodne z prawem, funkcjonowanie firmy.
